О нежелании оплатить выполненные работы и их причине заказчик, как правило, сообщает устно.

В этом случае подрядчику необходимо подготовить письмо (претензию) и направить его в адрес заказчика. Письмо необходимо направить заказчику способом, позволяющем в дальнейшем при необходимости, подтвердить его отправление (почтовая квитанция , заказное письмо с уведомлением о вручении и т.п.).  Также, к письму необходимо приложить акты выполненных работ по форме КС-2.

В письме (претензии) должны быть указаны сведения общего характера: о том, что работы выполнены, о том, что оплата в срок не была произведена, ссылка на сроки оплаты по договору на выполнение строительных работ, сумма подлежащая оплате, требование об оплате с указанием срока оплаты, уведомление, что в случае неоплаты и при обращении в суд на заказчика будут возложены все судебные издержки.

Отправление заказчику претензии свидетельствует о соблюдении подрядчиком досудебного претензионного порядка разрешения споров. Кроме того, дата отправления претензии служит отправной точкой для расчета пени и штрафов.

Выполнение указанных действий позволит не допустить ошибок самому подрядчику. Работы выполнены качественно и в срок, соблюдение правильного согласованного сторонами документооборота, отсутствие повода у заказчика для неоплаты выполненных работ.

При разрешении споров по договору строительного подряда в арбитражном суде предпочтение отдается письменным доказательствам. Поэтому вся деловая переписка между исполнителем и заказчиком должна оформляться должным образом.